Privacy

Bibliotheek Kennemerwaard verwerkt jouw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat je vertrouwen hebt in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. Daarom doen we er graag alles aan om jouw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van jouw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Bibliotheek Kennemerwaard handelt binnen de kaders van de wet en maakt daarvoor onder andere gebruik van de privacy documenten die beschikbaar zijn gesteld door ProBiblio. Probiblio is een fullservice-organisatie voor de bibliotheeksector. ProBiblio biedt ondersteuning in de vorm van diensten en advies aan bibliotheken in de provincies Noord- en Zuid-Holland.

1.1 Opbouw privacyverklaring

Bibliotheek Kennemerwaard is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen wordt belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten jij als klant hebt en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Bibliotheek Kennemerwaard.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Voorbeelden hiervan zijn jouw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we jouw persoonsgegevens zodat je niet meer herleidbaar bent als persoon.

1.3 Ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, in de meeste gevallen wel omdat het in veel gevallen nodig is om jouw persoonsgegevens te verwerken om jou de dienst of product te kunnen bieden die je bij ons afneemt. In dat geval is het verwerken van jouw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst (in veel gevallen: het lidmaatschap van de bibliotheek).
Voor andere diensten ben je niet verplicht om gegevens te verstrekken. Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief vragen we dan eerst jouw toestemming voordat we (meer) persoonsgegevens van jou verzamelen of voordat we gegevens die we al hebben voor andere doeleinden gebruiken dan uitvoering geven aan het lidmaatschap.

1.4 Gegevens verzameld bij anderen?

Bibliotheek Kennemerwaard verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen we van de betrokkenen zelf.

1.5 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Bibliotheek Kennemerwaard is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

1.6 Wie is binnen de bibliotheek verantwoordelijk voor privacy?

Bibliotheek Kennemerwaard heeft een privacy coördinator. Zij is te bereiken via het volgende e-mailadres:

2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën:

2.1 Naam en contactgegevens

Jouw voor- en achternaam, geslacht, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.

2.2 Betaalgegevens

Jouw rekeningnummer.

2.3 Leengegevens

Gegevens over de boeken en e-books die je hebt geleend. Wij beschikken alleen over deze gegevens als de functie ‘leenhistorie’ aan staat in jouw persoonlijke bibliotheekomgeving.

2.4 Bezoekgegevens

De gegevens over jouw bezoeken aan de bibliotheek rond activiteiten die de bibliotheek organiseert.

3. Voor welke doelen verwerken we jouw gegevens?

Wij verwerken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.

3.1 Leveren van diensten:

  • Inschrijven in onze systemen
  • Opmaken van overeenkomst voor het abonnement
  • Klantenservice
  • Authenticatie van de klant
  • Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen

3.2 Onderzoek en statistiek

  • Bijhouden van aantal nieuwe klanten
  • Analyseren van deze data
  • Verbeteren van onze website
  • Marketingdoeleinden

3.3 juridische geschillen

Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil.

4. Voor welke diensten verwerken we jouw gegevens?

4.1 Dienst 1: inschrijven van een klant.

Voor het inschrijven van een klant gebruikt Bibliotheek Kennemerwaard persoonsgegevens uit categorie 2.1 en 2.2. Dit heeft als doel het inschrijven van een nieuw lid om vervolgens diensten te kunnen leveren.

4.2 Dienst 2: uitlenen en innemen van materialen.

Voor het uitlenen van materialen gebruikt Bibliotheek Kennemerwaard persoonsgegevens uit categorie 2.1 en 2.2.

4.3 Dienst 3: overige verwerkingen.

Bibliotheek Kennnemerwaard verwerkt verder persoonsgegevens uit categorie 2.1 t/m 2.4, daar waar nodig. Dit kan zijn bij het gebruik van de klantenservice door een klant, het doen van onderzoek en bij het afhandelen van juridische geschillen. Ook kan het zijn dat Bibliotheek Kennemerwaard jouw persoonsgegevens moet verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4.4 Dienst 4: interbibliothecair leenverkeer.

Bibliotheek Kennemerwaard verwerkt de persoonsgegevens uit categorie 2.1 bij het opvragen van werken uit de catalogus van een andere bibliotheek.

5. Op basis van welke grondslagen verwerken we jouw gegevens?

5.1 Toestemming

Bibliotheek Kennemerwaard gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. Deze toestemming bewaart Bibliotheek Kennemerwaard ter registratie. Deze toestemming kan je altijd weer intrekken.

5.2 Overeenkomst

Bibliotheek Kennemerwaard gebruikt voor het uitlenen van boeken of e-books abonnement met een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

5.3 Taak van algemeen belang

Bibliotheek Kennemerwaard gebruikt voor de bibliotheekfuncties op grond van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen persoonsgegevens.

6. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

Bibliotheek Kennemerwaard maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is.

7. Delen we de gegevens met andere partijen?

Bibliotheek Kennemerwaard deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de leenovereenkomst. Dit is in ons geval de Provinciale Ondersteuningsinstelling ProBiblio. ProBiblio is dienstverlener die zorgt voor het functioneren, het beheer en het onderhoud van de software waarmee we leden en transacties administreren en waarmee we onze collectie administreren.

Verder delen we gegevens met de Koninklijke Bibliotheek voor leden die gekozen hebben voor het e-boeklidmaatschap en die eventueel e-boeken lenen. De Koninklijke Bibliotheek zorgt voor de systemen waarmee leden e-boeken kunnen lenen en zorgt ook voor de e-boeken zelf.
De Koninklijke Bibliotheek verzamelt verder van alle bibliotheken in Nederland (waaronder Bibliotheek Kennemerwaard) geanonimiseerde leengegevens en ledengegevens voor beleid en marktonderzoek.

Verder is het voor leden mogelijk om via interbibliothecair leenverkeer werken op te vragen uit de collectie van een andere bibliotheek. Bij het leveren van deze dienst is het noodzakelijk om jouw naam en lidmaatschapsnummer te verstrekken aan de andere bibliotheek.

Daarnaast maakt Bibliotheek Kennemerwaard gebruik van een aantal leveranciers bijvoorbeeld softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld zorgvuldig omgang met jouw gegevens.


Bibliotheek Kennemerwaard werkt samen met het CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek)


De bibliotheek levert persoonsgegevens van leden aan het CBS. Doel van deze samenwerking is het verrijken van onze ledengegevens met CBS data. Hierdoor kunnen wij onze dienstverlening naar onze leden verbeteren en gerichter inzetten om nieuwe leden uit specifieke doelgroepen aan te trekken.


Wij zijn met het CBS overeengekomen dat het CBS jouw persoonsgegevens kan gebruiken in het kader van het landelijk onderzoek onder bibliotheekleden.
Persoonsgegevens die wij delen met het CBS: geboortedatum/ geslacht/ laatste inschrijfdatum/ ISIL-code van de basisbibliotheek waarvan men lid is/ 6-positie postcode/ huisnummer en huisnummertoevoeging (indien van toepassing)/ de werkelijke peildatum waarop de gegevenslevering betrekking heeft.


Het CBS gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om zodat ze goed beschermd zijn. Meer informatie hierover kunt u lezen in de Privacyverklaring CBS.
Onder bepaalde omstandigheden is Bibliotheek Kennemerwaard verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet.


Bibliotheek Kennemerwaard zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de kaders van de wet valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

8. Worden jouw gegevens buiten de EU gebracht?

Bibliotheek Kennemerwaard heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

9. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Bibliotheek Kennemerwaard een strikt beleid als het hier om gaat. We hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op en een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Wij zorgen ervoor dat, indien we jouw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

10. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

10.1 Naam en contactgegevens (categorie 1):

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.

10.2 Betaalgegevens (categorie 2):

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren we de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.

10.3 Leengegevens: (categorie 3):

Deze gegevens bewaren we zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.

11. Welke rechten heb jij op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

Bibliotheek Kennemerwaard vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Op de website vindt u hiervoor een contactformulier en onze contactgegevens.

Door contact met ons op te nemen kan jij gebruik maken van de volgende rechten:

  • Het recht van inzage: jij hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.

  • Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet juist zijn, heb jij het recht om deze aan te laten passen.

  • Het recht van verwijdering: indien wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heb jij het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst.

  • Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of jouw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten of jij bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, heb jij het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen.

  • Het recht van dataportabiliteit: op jouw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van jou hebben overdragen naar jou of een andere organisatie naar jouw keuze. Jij kan alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.

  • Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing heb jij altijd het recht van bezwaar.

Kom je er niet uit of wil je graag extra informatie over het inroepen van jouw rechten neem dan contact met ons op.

12. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

Bibliotheek Kennemerwaard vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het toch voorkomen dat jij als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Ga hiervoor naar deze website.

13. Hoe kan je contact met ons opnemen?

Contactgegevens Bibliotheek Kennemerwaard (algemeen postadres):
Gasthuisstraat 2, 1811 KC Alkmaar.

Zijn er nog vragen, opmerkingen of een klacht? Je kunt een e-mail sturen naar of ons bellen op het nummer 072-5156644.
Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

14. Wijzigingen

Deze privacyverklaring is vastgesteld op 3 mei 2021. Doordat de privacywetgeving van tijd tot tijd wordt aangepast en verbeterd, is ook deze privacyverklaring aan veranderingen onderhevig. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website en in de vestigingen. De Bibliotheek Kennemerwaard kan jouw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze privacyverklaring. In dat geval zullen wij contact met je opnemen alvorens jouw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je de kans te geven je deelname te weigeren.

 

Privacyverklaring
Privacyverklaring Bibliotheek Kennemerwaard
Datum: 3 mei 2021, versie 1.